管理您的訂單

修改時間 Fri, 20 Oct 2023 於 12:19 PM

指南

這篇指南將說明 rezio Admin 後台的訂單管理,從訂單狀態說明、訂單明細、分配資源、客戶、參加者資訊修改、憑證記錄、增刪帳款記錄、內部備註,訂單各項異動記錄等,以及如何取消訂單。


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訂單管理入口

點擊登入 rezio Admin 管理後台 之後,您可以從以下的入口來查詢、檢視所收到的訂單。

  1. 訂單搜尋

可於首頁的搜尋框直接輸入關鍵字來查詢從當天回推,下單日在一年(365天)以內的訂單。

也可以從左側的主選單進入訂單搜尋功能:

  1. 待處理訂單

可快速查詢需要人工處理的訂單,例如待取消或待分配資源的訂單,更多資訊請參見 快速查看並管理待處理訂單

  1. 預約日曆

可依日期查看當週或當月出發的訂單,更多資訊請參見 查看預約日曆

  1. 訂單列表

可使用多種關鍵字與篩選條件、自訂日期範圍來查詢訂單。


訂單列表

進入訂單列表,可使用不同的關鍵字與搜尋條件來查詢,也可直接點擊上方 快速查看 功能來篩選資料

  1. 預設的搜尋日期範圍為下單日在最近100天以內的訂單,您可以點擊日期來調整範圍或改用出發日來搜尋。可搜尋的日期沒有限制,但起訖日範圍最多為100天。

  2. 若要使用關鍵字搜尋,請先選擇搜尋類型後,再輸入關鍵字。

  3. 點擊 搜尋 列出結果後,您就可以點右上方的 匯出CSV 或 列印篩選結果 將列表資料下載到電腦中。

備註:若顧客選擇線上付款但未能在付款期限內完成,訂單狀態會自動轉為「已失效」,但訂單列表預設不會顯示失效訂單。若有需要,請在訂單狀態選擇「已失效」便可查詢相關訂單。

  1. 在下方的列表中,依序顯示了 訂單編號訂單狀態行程代碼與名稱/套餐名稱客戶姓名訂單總額帳款狀態待收款下單日出發日(場次時間) 以及 訂單負責人

  2. 點擊 領單 可將該訂單的負責人標記為您的帳號,若要批次領單,請點上方的 選取 後再勾選要領的單。

  3. 點擊任一列便可查看訂單詳情,或是點擊最右方的圖示則可在新分頁中開啟此筆訂單。


查看訂單詳情

開啟訂單詳情頁,上方置頂區提供有關此訂單的重要資訊,幫助您快速掌握訂單狀況。

  • 顯示 訂單編號 與 來源,如果來源是通路,此處也會顯示通路訂單號碼。

  • 點選 電子郵件 可以一鍵發送專業的各種通知信件或者收據給客戶。可發送的信件,將依照當下的訂單狀態不同而有所限制。

  • 點選 列印訂單 可以列印該筆訂單明細、客戶資訊、預訂資訊等內容。

  • 訂單處理標籤:若此訂單發生超賣、憑證異常等狀況,系統會自動加上標籤,您也可以手動加上各種自訂標籤,請參考 訂單處理標籤 手冊說明。

  • 訂單負責人:點擊 領單,您的帳號就會被標示為此訂單的負責人。

  • 訂單狀態:顯示此訂單目前的狀態以及可操作的訂單動作按鈕,更多資訊請查看 訂單狀態說明

  • 在訂單狀態區塊下方,顯示的是此訂單的帳款狀態與帳款計算資訊。

  • 若訂單是以線上金流支付時,系統會依照消費者使用的付款方式的手續費費率,來計算此訂單的金流/通路費用,扣除此費用後的帳款餘額才是您實際可收的金額(無論行程幣別為何,這邊顯示的是線上金流的結算幣別)。

  • 若此訂單來源是通路,由於通路價格可能會與 rezio 商品售價不同,帳款狀態會一律標示為「通路結帳」,顧客實際付款金額請參照帳款記錄。

  • 若此訂單來源是分銷商,而分銷商與您約定的結帳方式為 線下月結 時,帳款狀態會一律標示為「分銷商結帳」。

 在置頂的資訊區塊下方,有各種管理功能的頁籤,以下將一一說明。


  • 訂單明細

包含訂購的行程套餐、下訂時間、出發時間、訂購數量與金額、其他稅費、加購項目數量與金額(若有的話),最後算出此訂單的小計金額(原幣別)。結帳金額 顯示的是消費者結帳時的幣別與應付金額,若有使用折扣碼,下方會顯示出 折扣金額,最後的「總計」才是消費者的實際應付總金額。

下方則會顯示消費者選用的付款方式、姓名、國家地區,以及下單時填寫的備註內容。

  • 手動修改訂單

        點 編輯 即可更改訂單內容如場次、數量等,修改後可能會影響到此訂單的憑證、帳款狀態、資源分配、單據等,需要再逐一處理。

注意:行程以及套餐無法更改


  • 新增與修改折扣碼

當訂單來自 我的預訂網站Widget內部訂單 時可以在訂單明細中查看目前折扣碼的使用狀況。

  1. 若要手動幫此訂單套用折扣碼,請在訂單明細中點選 「新增折扣碼」。

  1. 在所有您已建立的折扣碼中,選擇要套用的折扣碼。

  1. 若有不符合折扣碼規則時會提示是否要略過所有限制,可強制使用折扣碼。

  1. 若要移除折扣碼則點選 “x” 的按鈕則可移除。

    

  • 填寫內部備註

您可以在訂單明細的下方填寫內部溝通用的訊息或備註,只有可登入並擁有訂單權限的內部成員可以看到訊息

  1. 填寫內文後,點 新增 即可新增訊息

  2. 只有寫下備註的成員本人可以刪除備註

    


  • 資源使用分配

如果客戶選擇的行程綁定資源,此頁籤會顯示相關資訊。如果資源類型是單一資源,客戶下單時系統就會自動分配資源,如果是群組資源,就需要手動分配。

  1. 如果訂單需要手動分配資源,系統會自動為它加上 尚未分配資源 的標籤

  2. 待分配的資源以及需分配的數量會以紅字標注

  3. 右邊會顯示這個資源全部的剩餘可分配量總和,以及各個子資源的可分配量

  4. 選擇要分配的子資源,點 + 或 - 來設定數量

  5. 設定完畢請點 儲存,並手動將上方的 尚未分配資源 標籤移除。


  • 客戶資訊

此處會顯示下單客戶的「訂單聯絡資訊」欄位,您可在畫面上的欄位直接編修資料。其中「電子郵件」欄位會影響此訂單相關信件的收件信箱,而「語言」欄位會影響信件的語言(若設定為英文時,信件的主旨與內文就會使用英文。)


  • 預訂資訊

此處會依照該行程的設定,顯示所需的旅客資訊、寄送資訊、接送與導覽等欄位,您可在畫面上的欄位直接編修資料。若訂單來源為通路,則會依下單時填寫的資料顯示,無法編輯。

說明:若產品設定內無解說導覽設定,預訂資訊也無個別旅客資訊,則此頁將顯示「無預訂資訊」


  • 帳款記錄

顯示此訂單帳款相關的資訊,包括此行程預設的取消規則、訂金規則,以及客戶實際的付款記錄、付款方式、累積已付金額。也可以在此手動記帳,收付的金額記錄都會連動置頂區顯示的金額,已付、退款、待收款項均會相對應增減。


說明:線上付款的所有帳款資料將在消費者付費後,自動將付款資訊匯入後台訂單的帳款記錄,現金以及 ATM / 銀行轉帳則需要手動輸入付款資訊 

  • 各項規則在一旁,方便您核對該訂單的訂金規則以及取消規則




  • 手動新增非系統帳款記錄(與手動新增退款方式相同)

  1. 點選新增付款記錄退款記錄

  2. 設定付款日期

  3. 選擇幣別

  4. 填寫金額

  5. 設定付款方式

  6. 點選新增

  7. 新增後,將出記錄

  • 置頂區將更新帳款資訊(沒有出現時,可重新整理頁面)



  • 線上繳款帳款記錄

    • 顧客透過線上支付方式付款後,帳款記錄將自動匯入系統

  1. 如需要退款,點選退款

  1. 可選擇此筆訂單或同購物車

  2. 輸入金額(此筆訂單)

  3. 確認退款

  1. 勾選需退款訂單(同購物車)

  2. 確認購物車退款金額

  3. 確認退款

  1. 退款完成,將出現記錄,置頂區也將更新帳款資訊(沒有出現時,可重新整理頁面)



  • 憑證

可在此查看此訂單中所有憑證的資訊與核銷狀態。

  1. 點擊核銷,勾選想核銷的憑證,即可核銷此憑證

  1. 點擊憑證動作,可選擇發送憑證通知、重整憑證、下載憑證、複製網址、查看憑證等

注意:若有啟用 預訂網站 或是 預訂按鈕此處所產出的憑證會是網頁版憑證、列印版憑證;若沒有啟用的話,則會產出公版 PDF 憑證。若此行程是使用自訂憑證,則一律會依照設定產出自訂版型的 PDF 憑證
2. 若該訂單產出的是 PDF 憑證,當訂單內容有變更,或是行程/套餐/票券名稱有修改時,請記得重產憑證並寄送給顧客,以確保顧客拿到正確的憑證

*啟用預訂網站及預訂按鈕的商家產出網頁版、列印版憑證

啟用預訂網站及預訂的商家產出 PDF 憑證

  1. 編輯,可輸入供應商訂單編號、導遊 / 司機名稱,以及聯絡電話

  1. 可編輯憑證備註

  • 在憑證上顯示的效果

  • 若在行程中選擇自行上傳 QR code 以及自行上傳憑證,請於此處上傳

  • 注意:若非 Rezio QR Code 將無法使用 rezio 的 APP 掃描報到

  • QR code 檔案格式限制:jpg、png,憑證檔案格式限制:jpg、png、PDF

  • 總檔案大小限制 8 mb


  • 行程明細

    您可在此處查看訂單成立時的行程內容,包括行程說明、憑證使用方式、注意事項、取消政策等。


  • 訂單異動記錄

提供訂單歷程查詢,包含系統、不同帳號間的操作記錄,可完全掌握異動情況


  • 取消訂單

若有需要,您可以手動取消訂單,完成取消後就會歸還該場次的庫存與相關資源。

注意:若行程類型為「票券(不指定使用日)」,訂單取消後,票券的庫存並不會歸還。

  1. 訂單狀態為 新訂單未付款、新訂單已付款、待確認、已確認 時,可點擊 取消訂單

  1. 從下拉選單中選擇 取消原因 

  2. 填寫備註訊息,內部備註只有登入管理後台的人員看得到

  3. 若您的商店有開立電子發票或代收轉付單據,可勾選 同步作廢單據

  4. 最後按 確認,如果該訂單支援線上退款,您也可直接按 確認取消並退款

  1. 接下來,訂單狀態會轉為 取消處理中 並切換到帳款記錄頁面,方便您查看與處理退款。完成相關作業後請點 取消完成,將狀態轉為 已取消,才是完成取消流程。

說明:狀態轉為 已取消 時才會將庫存與資源歸還,或者您也可點 恢復訂單 將狀態轉回 已確認。

  1. 完成取消後,系統並不會自動發信,您可以手動發送「訂單已取消」的通知信告知顧客。

  1. 您也可以在 訂單明細 頁籤下方查看取消原因、給顧客的取消備註、訂單取消內部備註。點 編輯 可修改備註訊息,若有填寫 給顧客的取消備註,訊息內容也會自動帶入到發送給顧客的「訂單已取消」信件中。

  • 顧客申請取消訂單

    若您在 我的預訂網站 中有開放訂單取消按鈕,顧客便能申請取消訂單。

  1. 若不接受客人的申請取消,請直接 駁回 此訂單

  2. 同意取消,則點擊 取消訂單

  3. 您可以查看顧客的取消原因與備註說明,以及此訂單預設的取消手續費

  1. 確定要取消請按 確認,如果該訂單支援線上退款,您也可直接按 確認取消並退款

  2. 接下來,訂單狀態會轉為 取消處理中 並切換到帳款記錄頁面,方便您查看與處理退款。完成相關作業後請點 取消完成,將狀態轉為 已取消,才是完成取消流程。


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