指南

這篇指南將說明 rezio Admin 後台的訂單管理,從訂單狀態說明、訂單明細、分配資源、客戶、參加者資訊修改、憑證紀錄、增刪帳款紀錄、內部備註,包括訂單各項異動紀錄都能查詢,以及如何取消訂單。


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訂單管理

點擊登入 rezio Admin 管理後台 來查看完整訂單


篩選功能

  1. 可輸入關鍵字訂單來源帳款狀態、訂單狀態付款方式訂單處理標籤以及訂單認領狀態或依下單日出發日,指定日期區間,再點擊 搜尋 來篩選訂單資料

  2. 也可直接點擊上方 快速查看 功能來篩選資料

  1. 您可以點擊 排序 調整訂單排序方式

  2. 也可以點選 匯出CSV 或 列印篩選結果 將列表資料下載到電腦中


查看訂單

  • 在訂單列表中,依序顯示了 訂單編號訂單狀態行程代碼與名稱客戶姓名訂單總額帳款狀態待收餘額訂單來源下單日期行程出發日期 以及 訂單負責人

  1. 點選想要查看的訂單,可以顯示該訂單完整資訊

  • 訂單詳情置頂區

進入訂單詳情頁,上方置頂區提供有關此訂單的重要資訊,幫助您快速掌握訂單狀況。

  1. 顯示 訂單編號 與 來源,如果來源是通路,此處也會顯示通路訂單號碼。

  2. 點選 電子郵件 可以一鍵發送專業的各種通知信件或者收據給客戶。可發送的信件,將依照當下的訂單狀態不同而有所限制。

  3. 訂單處理標籤:若此訂單發生超賣、憑證異常等狀況,系統會自動加上標籤,您也可以手動加上各種自訂標籤,請參考 訂單處理標籤 手冊說明。

  4. 訂單負責人:點擊 領單,您的帳號就會被標示為此訂單的負責人

  5. 訂單狀態:這個區塊除了會顯示 目前訂單狀態 ,也會提供相關的訂單動作如下

    • 新訂單未付款

  • 新訂單已付款

  • 待確認

  • 已確認

  • 報到核銷(部分核銷或全部核銷)

此處會顯示所有憑證的核銷記錄,點選  即可取消核銷。

  • 未報到(出發時間已過而未核銷)


  • 取消申請中(由顧客從預訂網站提出取消申請)

  • 取消處理中(從Admin後台進行取消)

  • 已取消


 

  • 帳款狀態說明

在訂單狀態區塊下方,顯示的是此訂單的帳款狀態,包含總計金額、已付金額、退款金額、待收款項(以產品幣別為準),以及結算處理費與結算淨額等數字。

  • 若訂單是以線上金流支付時,系統會依照該付款方式的手續費,來計算此訂單的結算處理費,扣除此處理費後的結算淨額才是您實際可收的金額(無論產品幣別為何,這邊顯示的是線上金流的結算幣別)。

  • 若顧客結帳時使用的幣別,和產品幣別不同時,下方會顯示顧客結帳的幣別與金額。如下圖,此產品的幣別是歐元,而顧客結帳時付的是台幣。

  • 若此訂單來源是通路,由於通路價格可能會與 rezio 商品售價不同,帳款狀態會一律標示為「通路結帳」,顧客實際付款金額請參照帳款紀錄。

  • 若此訂單來源是分銷商,而分銷商與您約定的結帳方式為 線下月結 時,帳款狀態會一律標示為「分銷商結帳」。

 

在置頂的資訊區塊下方,有各種管理功能的頁籤,以下將一一說明。



  • 訂單明細

包含訂購總額、訂購行程、所選套餐、預約出發日、人數明細、加購品項 (如果有選擇加購)、稅費、所選付款方式、客戶備註內容等。

  • 手動修改訂單

  1. 點編輯可更改訂單

注意:行程以及套餐無法更改


  • 資源使用分配

如果客戶選擇的行程綁定資源,此頁籤會顯示相關資訊。如果資源類型是單一資源,客戶下單時系統就會自動分配資源,如果是群組資源,就需要手動分配。

  1. 如果訂單需要手動分配資源,系統會自動為它加上 尚未分配資源 的標籤

  2. 待分配的資源以及需分配的數量會以紅字標注

  3. 右邊會顯示這個資源全部的剩餘可分配量總和,以及各個子資源的可分配量

  4. 選擇要分配的子資源,點 + 或 - 來設定數量

  5. 設定完畢請點 儲存,並手動將上方的 尚未分配資源 標籤移除。


  • 客戶資訊

依照此行程設定的 預訂資訊 中的「訂單聯絡資訊」欄位,此處將顯示客戶填寫內容,各欄位也都可以編修。


  • 預訂資訊

依照此行程設定的 預訂資訊 中的旅客資訊、寄送資訊等欄位顯示客戶填寫內容,另外,如果此行程有提供解說導覽或接送服務,也會在此頁顯示客戶所選擇的結果。本頁所有欄位均可修改。

說明:若產品設定內無解說導覽設定,預訂資訊也無個別旅客資訊,則此頁將顯示無預訂資訊


  • 帳款紀錄

顯示此訂單帳款相關的資訊,包括此行程預設的取消規則、訂金規則,以及客戶實際的付款記錄、付款方式、累積已付金額。也可以在此手動記帳,收付的金額紀錄都會連動置頂區顯示的金額,已付、退款、待收款項均會相對應增減。


說明:線上付款的所有帳款資料將在消費者付費後,自動將付款資訊匯入後台訂單的帳款紀錄,現金以及 ATM / 銀行轉帳則需要手動輸入付款資訊 

  • 各項規則在一旁,方便您核對該訂單的訂金規則以及取消規則

  • 手動新增非系統帳款紀錄(與手動新增退款方式相同)

  1. 點選新增付款紀錄退款紀錄

  2. 設定付款日期

  3. 選擇幣別

  4. 填寫金額

  5. 設定付款方式

  6. 點選新增

  7. 新增後,將出紀錄

  • 置頂區將更新帳款資訊(沒有出現時,可重新整理頁面)

  • 線上繳款帳款紀錄

    • 消費者使用線上繳款方式付款後,帳款將自動匯入系統

  1. 如需要退款,點選退款

  1. 可選擇此筆訂單或同購物車

  2. 輸入金額(此筆訂單)

  3. 確認退款

  1. 勾選需退款訂單(同購物車)

  2. 確認購物車退款金額

  3. 確認退款

  1. 退款完成,將出現紀錄,置頂區也將更新帳款資訊(沒有出現時,可重新整理頁面)



  • 憑證

可在此查看此訂單中所有憑證的資訊與核銷狀態。

  1. 點擊核銷,勾選想核銷的憑證,即可核銷此憑證

  1. 點擊憑證動作,可選擇發送憑證通知、重整憑證、下載憑證、複製網址、查看憑證等

注意:若有啟用 預訂網站 或是 預訂按鈕,此處所產出的憑證會是網頁版憑證、列印版憑證;若沒有啟用的話,則會產出 PDF 憑證 

*啟用預訂網站及預訂按鈕的商家產出網頁版、列印版憑證

啟用預訂網站及預訂的商家產出 PDF 憑證

  1. 編輯,可輸入供應商訂單編號、導遊 / 司機名稱,以及聯絡電話

  1. 可編輯憑證備註

  • 在憑證上顯示的效果

  • 若在行程中選擇自行上傳 QR code 以及自行上傳憑證,請於此處上傳

  • 注意:若非 Rezio QR Code 將無法使用 rezio 的 APP 掃描報到

  • QR code 檔案格式限制:jpg、png,憑證檔案格式限制:jpg、png、PDF

  • 總檔案大小限制 8 mb


  • 備註

此處所填寫的內容供您內部溝通使用,只有可登入並擁有訂單權限的內部成員可以看到訊息

  1. 填寫內文

  2. 點選  即可新增訊息

  1. 只有寫下備註的成員本人可以刪除備註


  • 訂單異動紀錄

提供訂單歷程查詢,包含系統、不同帳號間的操作紀錄,可完全掌握異動情況


  • 取消訂單

  1. 如何取消訂單(取消訂單後,數量會自動回到可售量)

提醒:來自預訂網站的訂單:顧客無法主動要求取消,需要取消請點取消訂單

 

  1. 選擇取消原因 

  2. 填寫對外備註訊息和對內備註訊息

對外備註訊息:發送給顧客的取消通知內備註訊息

對內備註訊息:內部人員查看的取消備註

  1. 確認

  2. 確認完畢的狀態變化

說明:狀態轉為取消處理中,處理完所有取消程序(例如:退款等),即可點取消完成

  1. 發送取消通知信件,可編輯訊息(訊息預設為取消時的對外備註訊息)

說明:系統不會主動寄送取消通知信件,故需要自主發信

平台訂單取消申請中

  1. 若不接受客人的申請取消,請直接駁回此訂單

  2. 同意取消,則點擊取消訂單

  1. 確認取消原因以及取消手續費

  2. 選擇依取消規則退款或因特殊原因全額退款

  3. 取消此訂單後,會由 KKday 人員退款給顧客