管理您的訂單

指南

這篇指南將說明 rezio Admin 後台的訂單管理，從訂單狀態說明、訂單明細、分配資源、客戶、參加者資訊修改、憑證記錄、增刪帳款記錄、內部備註，訂單各項異動記錄等，以及如何取消訂單。

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• 訂單管理入口
• 訂單列表
• 查看訂單詳情
• 訂單明細
  • 手動修改訂單
  • 新增與修改折扣碼
  • 填寫內部備註
• 資源使用分配
• 客戶資訊
• 預訂資訊
• 帳款記錄
• 憑證
• 行程明細
• 訂單異動記錄
• 取消訂單
  • 顧客申請取消訂單

訂單管理入口

點擊登入 rezio Admin 管理後台 之後，您可以從以下的入口來查詢、檢視所收到的訂單。

1. 訂單搜尋

可於首頁的搜尋框直接輸入關鍵字來查詢從當天回推，下單日在一年(365天)以內的訂單。

也可以從左側的主選單進入訂單搜尋功能：

2. 待處理訂單

可快速查詢需要人工處理的訂單，例如待取消或待分配資源的訂單，更多資訊請參見 快速查看並管理待處理訂單。

3. 預約日曆

可依日期查看當週或當月出發的訂單，更多資訊請參見 查看預約日曆。

4. 訂單列表

可使用多種關鍵字與篩選條件、自訂日期範圍來查詢訂單。

訂單列表

進入訂單列表，可使用不同的關鍵字與搜尋條件來查詢，也可直接點擊上方 快速查看 功能來篩選資料

1. 預設的搜尋日期範圍為下單日在最近100天以內的訂單，您可以點擊日期來調整範圍或改用出發日來搜尋。可搜尋的日期沒有限制，但起訖日範圍最多為100天。

2. 若要使用關鍵字搜尋，請先選擇搜尋類型後，再輸入關鍵字。

3. 點擊 搜尋 列出結果後，您就可以點右上方的 匯出CSV 或 列印篩選結果 將列表資料下載到電腦中。

備註：若顧客選擇線上付款但未能在付款期限內完成，訂單狀態會自動轉為「已失效」，但訂單列表預設不會顯示失效訂單。若有需要，請在訂單狀態選擇「已失效」便可查詢相關訂單。

4. 在下方的列表中，依序顯示了 訂單編號、訂單狀態、行程代碼與名稱/套餐名稱、客戶姓名、訂單總額、帳款狀態、待收款、下單日、出發日(場次時間) 以及 訂單負責人

5. 點擊 領單 可將該訂單的負責人標記為您的帳號，若要批次領單，請點上方的 選取 後再勾選要領的單。

6. 點擊任一列便可查看訂單詳情，或是點擊最右方的圖示則可在新分頁中開啟此筆訂單。

查看訂單詳情

開啟訂單詳情頁，上方置頂區提供有關此訂單的重要資訊，幫助您快速掌握訂單狀況。

• 顯示 訂單編號 與 來源，如果來源是通路，此處也會顯示通路訂單號碼。

• 點選 電子郵件 可以一鍵發送專業的各種通知信件或者收據給客戶。可發送的信件，將依照當下的訂單狀態不同而有所限制。

• 點選 列印訂單 可以列印該筆訂單明細、客戶資訊、預訂資訊等內容。

• 訂單處理標籤：若此訂單發生超賣、憑證異常等狀況，系統會自動加上標籤，您也可以手動加上各種自訂標籤，請參考 訂單處理標籤 手冊說明。

• 訂單負責人：點擊 領單，您的帳號就會被標示為此訂單的負責人。

• 訂單狀態：顯示此訂單目前的狀態以及可操作的訂單動作按鈕，更多資訊請查看 訂單狀態說明。

• 在訂單狀態區塊下方，顯示的是此訂單的帳款狀態與帳款計算資訊。

• 若訂單是以線上金流支付時，系統會依照消費者使用的付款方式的手續費費率，來計算此訂單的金流/通路費用，扣除此費用後的帳款餘額才是您實際可收的金額（無論行程幣別為何，這邊顯示的是線上金流的結算幣別）。

• 若此訂單來源是通路，由於通路價格可能會與 rezio 商品售價不同，帳款狀態會一律標示為「通路結帳」，顧客實際付款金額請參照帳款記錄。

• 若此訂單來源是分銷商，而分銷商與您約定的結帳方式為 線下月結 時，帳款狀態會一律標示為「分銷商結帳」。

 在置頂的資訊區塊下方，有各種管理功能的頁籤，以下將一一說明。

• 訂單明細

包含訂購的行程套餐、下訂時間、出發時間、訂購數量與金額、其他稅費、加購項目數量與金額(若有的話)，最後算出此訂單的小計金額（原幣別）。結帳金額 顯示的是消費者結帳時的幣別與應付金額，若有使用折扣碼，下方會顯示出 折扣金額，最後的「總計」才是消費者的實際應付總金額。

下方則會顯示消費者選用的付款方式、姓名、國家地區，以及下單時填寫的備註內容。

• 手動修改訂單

        點 編輯 即可更改訂單內容如場次、數量等，修改後可能會影響到此訂單的憑證、帳款狀態、資源分配、單據等，需要再逐一處理。

注意：行程以及套餐無法更改

• 
  

• 新增與修改折扣碼

當訂單來自 我的預訂網站、Widget、內部訂單 時可以在訂單明細中查看目前折扣碼的使用狀況。

1. 若要手動幫此訂單套用折扣碼，請在訂單明細中點選 「新增折扣碼」。

2. 在所有您已建立的折扣碼中，選擇要套用的折扣碼。

3. 若有不符合折扣碼規則時會提示是否要略過所有限制，可強制使用折扣碼。

4. 若要移除折扣碼則點選 “x” 的按鈕則可移除。

• 填寫內部備註

您可以在訂單明細的下方填寫內部溝通用的訊息或備註，只有可登入並擁有訂單權限的內部成員可以看到訊息

1. 填寫內文後，點 新增 即可新增訊息

2. 只有寫下備註的成員本人可以刪除備註

• 資源使用分配

如果客戶選擇的行程綁定資源，此頁籤會顯示相關資訊。如果資源類型是單一資源，客戶下單時系統就會自動分配資源，如果是群組資源，就需要手動分配。

1. 如果訂單需要手動分配資源，系統會自動為它加上 尚未分配資源 的標籤

2. 待分配的資源以及需分配的數量會以紅字標注

3. 右邊會顯示這個資源全部的剩餘可分配量總和，以及各個子資源的可分配量

4. 選擇要分配的子資源，點 + 或 - 來設定數量

5. 設定完畢請點 儲存，並手動將上方的 尚未分配資源 標籤移除。

• 客戶資訊

此處會顯示下單客戶的「訂單聯絡資訊」欄位，您可在畫面上的欄位直接編修資料。其中「電子郵件」欄位會影響此訂單相關信件的收件信箱，而「語言」欄位會影響信件的語言（若設定為英文時，信件的主旨與內文就會使用英文。）

• 預訂資訊

此處會依照該行程的設定，顯示所需的旅客資訊、寄送資訊、接送與導覽等欄位，您可在畫面上的欄位直接編修資料。若訂單來源為通路，則會依下單時填寫的資料顯示，無法編輯。

說明：若產品設定內無解說導覽設定，預訂資訊也無個別旅客資訊，則此頁將顯示「無預訂資訊」

• 帳款記錄

顯示此訂單帳款相關的資訊，包括此行程預設的取消規則、訂金規則，以及客戶實際的付款記錄、付款方式、累積已付金額。也可以在此手動記帳，收付的金額記錄都會連動置頂區顯示的金額，已付、退款、待收款項均會相對應增減。

說明：線上付款的所有帳款資料將在消費者付費後，自動將付款資訊匯入後台訂單的帳款記錄，現金以及 ATM / 銀行轉帳則需要手動輸入付款資訊 

• 各項規則在一旁，方便您核對該訂單的訂金規則以及取消規則

• 手動新增非系統帳款記錄（與手動新增退款方式相同）

1. 點選新增付款記錄或退款記錄

2. 設定付款日期

3. 選擇幣別

4. 填寫金額

5. 設定付款方式

6. 點選新增

7. 新增後，將出記錄

• 置頂區將更新帳款資訊（沒有出現時，可重新整理頁面）

• 線上繳款帳款記錄

  • 顧客透過線上支付方式付款後，帳款記錄將自動匯入系統

1. 如需要退款，點選退款

2. 可選擇此筆訂單或同購物車

3. 輸入金額(此筆訂單)

4. 確認退款

5. 勾選需退款訂單(同購物車)

6. 確認購物車退款金額

7. 確認退款

8. 退款完成，將出現記錄，置頂區也將更新帳款資訊（沒有出現時，可重新整理頁面）

• 憑證

可在此查看此訂單中所有憑證的資訊與核銷狀態。

1. 點擊核銷，勾選想核銷的憑證，即可核銷此憑證

2. 點擊憑證動作，可選擇發送憑證通知、重整憑證、下載憑證、複製網址、查看憑證等

注意：若有啟用 預訂網站 或是 預訂按鈕，此處所產出的憑證會是網頁版憑證、列印版憑證；若沒有啟用的話，則會產出公版 PDF 憑證。若此行程是使用自訂憑證，則一律會依照設定產出自訂版型的 PDF 憑證。
2. 若該訂單產出的是 PDF 憑證，當訂單內容有變更，或是行程/套餐/票券名稱有修改時，請記得重產憑證並寄送給顧客，以確保顧客拿到正確的憑證

＊啟用預訂網站及預訂按鈕的商家產出網頁版、列印版憑證

＊無啟用預訂網站及預訂的商家產出 PDF 憑證

3. 點編輯，可輸入供應商訂單編號、導遊 / 司機名稱，以及聯絡電話

4. 可編輯憑證備註

• 在憑證上顯示的效果

• 若在行程中選擇自行上傳 QR code 以及自行上傳憑證，請於此處上傳

• 注意：若非 Rezio QR Code 將無法使用 rezio 的 APP 掃描報到

• QR code 檔案格式限制：jpg、png，憑證檔案格式限制：jpg、png、PDF

• 總檔案大小限制 8 mb

• 行程明細

    您可在此處查看訂單成立時的行程內容，包括行程說明、憑證使用方式、注意事項、取消政策等。

• 訂單異動記錄

提供訂單歷程查詢，包含系統、不同帳號間的操作記錄，可完全掌握異動情況

• 取消訂單

若有需要，您可以手動取消訂單，完成取消後就會歸還該場次的庫存與相關資源。

注意：若行程類型為「票券（不指定使用日）」，訂單取消後，票券的庫存並不會歸還。

1. 訂單狀態為 新訂單未付款、新訂單已付款、待確認、已確認 時，可點擊 取消訂單

2. 從下拉選單中選擇 取消原因 

3. 填寫備註訊息，內部備註只有登入管理後台的人員看得到

4. 若您的商店有開立電子發票或代收轉付單據，可勾選 同步作廢單據

5. 最後按 確認，如果該訂單支援線上退款，您也可直接按 確認取消並退款

6. 接下來，訂單狀態會轉為 取消處理中 並切換到帳款記錄頁面，方便您查看與處理退款。完成相關作業後請點 取消完成，將狀態轉為 已取消，才是完成取消流程。

說明：狀態轉為 已取消 時才會將庫存與資源歸還，或者您也可點 恢復訂單 將狀態轉回 已確認。

7. 完成取消後，系統並不會自動發信，您可以手動發送「訂單已取消」的通知信告知顧客。

8. 您也可以在 訂單明細 頁籤下方查看取消原因、給顧客的取消備註、訂單取消內部備註。點 編輯 可修改備註訊息，若有填寫 給顧客的取消備註，訊息內容也會自動帶入到發送給顧客的「訂單已取消」信件中。

• 顧客申請取消訂單

    若您在 我的預訂網站 中有開放訂單取消按鈕，顧客便能申請取消訂單。

1. 若不接受客人的申請取消，請直接 駁回 此訂單

2. 同意取消，則點擊 取消訂單

3. 您可以查看顧客的取消原因與備註說明，以及此訂單預設的取消手續費

4. 確定要取消請按 確認，如果該訂單支援線上退款，您也可直接按 確認取消並退款

5. 接下來，訂單狀態會轉為 取消處理中 並切換到帳款記錄頁面，方便您查看與處理退款。完成相關作業後請點 取消完成，將狀態轉為 已取消，才是完成取消流程。